Manajemen Proyek

 

Para manajer proyek profesional yang ingin mengambil sertifikasi PMP (Project Management Practise) harus menguasai semua materi PMBOK, dan tidak hanya sekedar menguasai, tapi bisa meng-implementasikan ilmu-nya dari kitab PMBOK dengan 10 jurus ilmu proyek manajemen di setiap tahapan proyek dengan berbagai model kasus yang rumit, menjebak, dan perlu tingkat ketelitian ekstra di dalam menjawab semua soal yang diberikan.

Sebelum masuk ke dalam jurus-jurus ilmu manajemen proyek, kita perlu mengenal dulu 5 group proses yang umum dilalui sebagai tahapan proyek. 5 tahapan itu adalah sbb :

  1. Initiating
  2. Planning
  3. Executing
  4. Monitoring & Control
  5. Closing

Initiating adalah proses untuk mendefinisikan proyek baru, atau pengembangan lebih lanjut dari proyek. Proses Initiating terdiri dari proses untuk membuat project charter dan identifikasi stakeholder proyek. Project Charter adalah dokumen resmi adanya proyek sebagai pegangan dari manajer proyek. Project charter dibuat oleh sponsor proyek sebagai mandat kepada manajer proyek tentang apa-apa saja yang harus dilakukan di proyek yang akan dijalankan. Biasa-nya project charter berisi masih berupa garis-garis besar saja apa yang harus dilakukan. Identifikasi stakeholder proyek adalah proses mengenali semua stakeholder proyek, baik individu, group, atau organisasi yang dapat memberikan pengaruh atau dampak kepada jalannya proyek, atau yang terkena dampak dari adanya proyek. Proses identifikasi stakeholder akan terus berlanjut bersamaan dengan jalannya proyek.

Planning. Proses planning adalah proses untuk mengembangkan project management plan dan dokumen proyek untuk dapat menjalankan proyek. Proses planning terdiri dari semua proses untuk membuat dan menjalankan ruang lingkup proyek dan tujuan proyek. Salah satu kriteria sukses proyek adalah dapat memenuhi ruang lingkup proyek yang sudah disepakati bersama. Proses perencanaan ini terdiri dari mulai perencanaan scope, requirement, jadwal, biaya, kualitas, komunikasi, sumber daya manusia, resiko, procurement, dan stakeholders  proyek. Manfat utama dari proses ini adalah untuk menggambarkan strategi dan taktik serta tindakan agar dapat menyelesaikan proyek. Perencanaan yang baik akan memperbesar kemungkinan berhasil-nya suatu proyek di-implementasikan.

Executing. Pada phase ini, semua proses dilakukan untuk menyelesaikan semua pekerjaan yang sudah ditetapkan di dalam project management plan. Mendapatkan orang-orang yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan proyek, menjalankan komunikasi yang efektif, melakukan pemeriksaan kualitas cara dan hasil kerja, pembelian barang yang dibutuhkan dan mengelola harapan stakeholder proyek. Selama phase Executing, dari proses ini bisa jadi akan membutuhkan perubahan dan update di proses Planning yang bisa berpengaruh kepada durasi, ketersediaan resources dan resiko yang muncul. Ada proses iteratif. Setiap perubahan yang dilakukan akan mengikuti prosedur perubahan dan disetujui oleh Change Control Board. Apabila peubahan disetujui, maka tim proyek akan meng-update project management plan dan dokumen terkait.

Monitoring & Controlling. Proses ini terdiri dari proses-proses yang diperlukan untuk melacak, review, dan mengatur kemajuan dan kinerja proyek. Manfaat dengan adanya proses ini adalah bahwa kinerja proyek dapat diukur dan di-analisa secara berkala. Proses Monitoring & Controlling dimulai sejak tahap Initiating, Planning, Executing dan pada saat Proyek akan Closing. Pada proses ini-lah setiap perubahan yang terjadi terhadap perencanaan dan requirement awal akan dikontrol.

Closing. Pada proses ini mulai disiapkan proses penutupan proyek. Semua kegiatan proyek sudah selesai dilakukan. Tim terkait akan melakukan verifikasi proses pengerjaan proyek, hasil proyek sudah sesuai dengan yang sudah didefinisikan di proses planning. Semua pihak terkait sudah menyetujui dan melakukan sign-off bahwa proyek sudah selesai dan dapat ditutup.

Setelah kita mengetahui semua proses tahapan proyek secara ringkas. Saat-nya kita menjabarkan 10 jurus ilmu manajemen proyek sesuai dengan kitab PMBOK.

  1. Project Integration Management

Ini adalah ilmu pertama dari manajemen proyek. Seorang Manajer Proyek perlu menguasai ilmu ini. Diantara ilmu-ilmu lainnya, ini adalah ilmu yang paling sulit. Integration Management adalah ilmu untuk dapat menyeimbangkan semua proses yang ada di semua ilmu manajemen proyek lainnya (scope, time, cost, quality, human resource, risk, procurement, dan stakeholder management).   Ilmu ini meliputi proses dan kegiatan untuk mengindentifikasi, menentukan, menggabungkan,  menyatukan dan mengkoordinasikan berbagai proses dan kegiatan manajemen proyek.

Pada setiap tahapan proyek, Project Integration Management digunakan. Pada saat phase Initiating penerapan pengetahuan Integration digunakan untuk proses membuat Project Charter (develop project charter), sebagai dokumen resmi eksistensi sebuah proyek. Dokumen ini akan menjadi pegangan Manajer Proyek untuk melaksanakan sebuah proyek.

Pada tahap perencanaan (planning), implemenetasi dari ilmu ini adalah untuk membuat dokumen utama perencanaan proyek (develop project management plan).

Pada tahap Monitoring & Controlling, ada 2 proses yang dilakukan, yaitu :

  1. Melakukan pengawasan dan kontrol kerja proyek (monitor & control project work)
  2. Melakukan kontrol terhadap semua perubahan yang terjadi (perform integrated change control)

Terakhir adalah penerapan ilmu ini untuk proses penutupan (closing) sebuah proyek.

  1. Project Scope Management

Project Scope Manajemen adalah ilmu untuk mengelola semua proses yang dilakukan hanya untuk pekerjaan-pekerjaan yang dibutuhkan saja oleh proyek agar penyelesaian proyek dapat dilaksanakan dan sukses di-implementasikan. Jadi inti-nya ilmu ini adalah mendefinisikan ruang lingkup proyek dan kemudian mengontrol-nya apa saja yang boleh dilakukan dan apa saja yang tidak boleh dilakukan apabila tidak sesuai dengan definisi scope yang sudah dibuat.

Ada 5 proses yang harus dilakukan pada setiap tahapan proyek, yaitu sebagai berikut :

  1. Plan Scope Management. Phase Planning. Proses pembuatan scope management plan yang berisi bagaimana sebuah proyek didefinisikan, di validasi dan dikontrol
  2. Collect Requirement. Phase Planning. Proses untuk menentukan, dokumentasi dan mengelola keinginan para stakeholder
  3. Define scope. Phase Planning. Membuat deskripsi detail proyek dan produk
  4. Create WBS. Phase Planning. Membagi deliverables proyek dan kerja proyek menjadi lebih kecil dan bisa dikelola.
  5. Validate Scope. Phase Monitoring & Controlling. Proses penerimaan proyek yang sudah selesai
  6. Control Scope. Proses monitoring status proyek dan scope produk dan mengelola perubahan-perubahan yang terjadi yang berdampak kepada scope baseline.
  1. Project Time Management

Project Time Management adalah ilmu mengenai proses-proses yang dibutuhkan agar dapat menjalankan proyek dan menyelesaikan proyek tepat waktu, sesuai dengan jadwal yang sudah dihitung, dibuat dan ditentukan di awal proyek pada saat perencanaan proyek.

Ada 7 proses yang harus dikuasai, yaitu sebagai berikut :

  1. Plan Schedule Management. Phase Planning. Proses untuk membuat aturan main (kebijakan, prosedur, dokumentasi) untuk perencanaan, pengelolaan, eksekusi dan kontrol jadwal proyek.
  2. Define Activities. Phase Planning. Proses identifikasi dan dokumentasi semua aktifitas untuk menjalankan proyek.
  3. Sequence Activities.Phase Planning. Proses identifikasi dan dokumentasi, mengurutkan hubungan antara aktivitas satu dengan aktivitas lainnya.
  4. Estimate Activity Resource. Phase Planning. Melakukan estimasi resource yang ada untuk menjalankan sebuah aktivitas
  5. Estimate activity duration. Phase Planning. Melakukan estimasi durasi aktivitas
  6. Develop schedule. Phase Planning. Mengembangkan model schedule proyek
  7. Control schedule. Phase Monitoring & Controlling. Monitor progress dan membandingkan dengan jadwal awal.
  1. Project Cost Management

Project Cost Management adalah ilmu manajemen biaya untuk proyek yang meliputi proses perencanaan, estimasi, budgetting, dan kontrol biaya.

Ada 4 proses yang harus dikuasai, yaitu sebagai berikut :

  1. Plan Cost Management. Phase Planning. Membuat aturan main perencanaan, pengelolaan, pengeluaran dan kontrol terhadap biaya proyek
  2. Estimate Cost. Phase Planning. Estimasi biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek
  3. Determine budget. Phase planning. Untuk menentukan budget proyek (cost baseline)
  4. Control cost. Phase Monitoring & Controlling. Melakukan kontrol pengeluaran biaya dan membandingkan dengan budget-nya (cost baseline)
  1. Project Quality Management

Project Quality Management ditujukan untuk meyakinkan bahwa project requirement termasuk product sudah sesuai dengan hasil proyek dan sudah di-validasi.

Ada 3 proses yang harus dikuasai, yaitu sbb :

  1. Plan Quality Management. Phase Planning. Compliance terhadap kualitas dari requirement dan deliverable proyek
  2. Perform Quality Assurance. Phase Executing. Menjalankan proses audit untuk meyakinkan bahwa semua prosedur, standar sudah dijalankan.
  3. Control Quality. Proses kontrol terhadap kualitas dan merekomendasikan perubahan apabila diperlukan.
  1. Project Human Resource Management

Project Human Resource Management pada inti-nya adalah mengatur tugas dan tanggung jawab tim proyek sedemikian rupa agar proyek dapat diselesaikan sesuai dengan rencana awal.

Ada 4 proses yang harus dikuasai, yaitu sbb :

  1. Plan Human Resource Management. Phase Planning. Melakukan identifikasi terhadap tugas dan tanggung jawab yang sesuai bagi tim proyek dan membuat staff managemen plan.
  2. Acquire Proyek Team. Phase Planning. Mendapatkan tim proyek yang sesuai dengan pekerjaan proyek
  3. Develop Project Team. Phase Executing. Mengembangkan kompetensi tim proyek
  4. Manage Project Team. Phase Executing. Menilai kinerja tim proyek dan memberikan feedback untuk meningkatkan kinerja tim proyek.
  1. Project Communication Management

Project Communication Management berisi cara-cara bagaimana mengelola informasi proyek dan membangun komunikasi yang efektif untuk semua stakeholder proyek.

Ada 3 proses yang harus dikuasai, yaitu sbb :

  1. Plan Communication Management. Phase Planning. Membuat aturan main dan model komunikasi yang efektif sesuai dengan kebutuhan masing-masing stakeholder proyek
  2. Manage Communication. Phase Executing. Menjalankan model komunikasi yang efektif sesuai dengan yang sudah ditetapkan pada Plan Communication Management.
  3. Control Communication. Phase Monitoring & Controlling. Memonitor dan kontrol komunikasi yang dibangun sepanjang jalannya proyek apakah sudah sesuai
  1. Project Risk Management

Tujuan dari Project Risk Management adalah untuk meningkatkan dampak kemungkinan kejadian yang positif pada setiap aktivitas proyek dan mengurangi kemungkinan kejadian yang negatif dan merugikan jalannya proyek.

Ada 6 proses yang harus dikuasai, yaitu sbb :

  1. Plan Risk Management. Phase Planning. Proses mendefinisikan resiko proyek
  2. Identify Risk. Phase Planning. Proses mengidentifikasi resiko proyek.
  3. Perform Quality Risk Analysis. Phase Planning. Analisa kualitatif resiko proyek.
  4. Perform Quantitative Risk Analysis. Phase Planning. Analisa kuantitatif resiko proyek
  5. Plan Risk Responses. Phase Planning. Proses mengembangkan opsi dan tindakan untuk mengatasi resiko yang muncul.
  6. Control Risk. Phase Monitoring & Controlling. Melakukan kontrol terhadap efektivitas pelaksanaan manajemen resiko proyek.
  1. Project Procurement Management

Project Procurement Management adalah bagaimana cara melakukan pembelian atau mendapatkan produk, jasa yang dibutuhkan proyek yang disediakan oleh pihak eksternal. Di dalamnya termasuk mengenai manajemen kontrak dengan vendor atau pihak ke-3 dan kontrol terhadap perubahan yang terjadi terkait proses procurement proyek.

Ada 4 proses yang harus dikuasai, yaitu sbb :

  1. Plan Procurement Management. Phase Planning. Dokumentasi rencana procurement proyek.
  2. Conduct Procurement. Phase Executing. Proses mendapatkan respond dari Seller, memilih Seller dan membuat kontrak
  3. Control Procurement. Phase Monitoring & Controlling. Proses kontrol pelaksanaan procurement.
  4. Close Procurement. Phase Closing. Proses penyelesaian procurement proyek.
  1. Project Stakeholder Management

Project Stakeholder Management mencakup proses-proses yang diperlukan untuk mengidentifikasi orang-orang, kelompok, atau organisasi yang dapat mempengaruhi atau dipengaruhi oleh proyek, menganalisis harapan stakeholder dan mengembangkan strategi manajemen yang tepat bagi para pemangku kepentingan yang terlibat dalam keputusan dan pelaksanaan proyek secara efektif.

Ada 4 proses yang harus dikuasai, yaitu sbb :

  1. Identify Stakeholder. Phase Initiating. Proses awal identifikasi stakeholder proyek
  2. Plan Stakeholder Management. Phase Planning. Mengembangkan pendekatan strategis untuk mengelola stakeholder berdasarkan kebutuhan, ketertarikan, dampak dan potensi-nya terhadap sukses-nya proyek
  3. Manage Stakeholder Management. Phase Executing. Proses membangun komunikasi yang efektif dengan para stakeholder
  4. Control Stakeholder Management. Melakukan kontrol model pengelolaan stakeholder dan menyesuaikan dengan kebutuhan stakeholder

Sumber: http://manajemen-proyek-ti.com/10-jurus-ilmu-manajemen-proyek-yang-perlu-dikuasai-untuk-bisa-melalui-5-proses-tahapan-proyek/

 

 
error: